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Les 10 nouveaux visages de la réunion
De nouveaux formats de réunion permettent de favoriser la fluidité des échanges et l'émergence d'une véritable intelligence collective. Moins fréquentes et jamais semblables, ces rencontres d'un nouveau genre pourraient bien guérir les entreprises du syndrome de la réunionite aigüe.
Les réunions créatives 

  • Corporate hacking et Brain Teasing


Processus créatif de plus en plus utilisé dans le domaine de l’innovation numérique, le hackathon est une forme de challenge qui peut apporter aux entreprises autant qu'à leurs effectifs : il s'agit de disrupter son propre modèle en faisant appel aux talents individuels et à l'esprit de co-création, en fédérant des salariés qui n'ont pas forcément l'habitude de travailler ensemble. Le principe : faire travailler une équipe sur une problématique précise, éloignée des missions habituelles des salariés en question, durant un laps de temps défini (24/48h en général). Le "like" Facebook est né lors d'un Hackaton : ces exercices récréatifs et créatifs méritent d'être expérimentés.

Dans le même esprit, les réunions de Brain Teasing peuvent réunir des équipes beaucoup plus larges durant une demi-journée en général. L’objectif est d’épuiser ses méninges, sans freins ni limites, sur un sujet qui concerne tout le monde. Une quantité impressionnante de matière brute peut découler d'une telle session de co-création. Les services RH, aidés de logiciels d'analyse, auront la mission de transformer ce bric-à-brac créatif en base de réflexion qualifiée, puis en projets.

  • @-musée


Proposées le midi ou en fin de journée, ces réunions-ateliers créatifs s'intègrent dans une démarche de happiness management. Chaque trimestre ou semestre, le planning des ateliers est envoyé par mail à tous les collaborateurs. Sur inscription et dans la limite des places disponibles, ils proposent par exemple des séances de peinture, de dessin technique, de sculpture, de création numérique, de photographie d'art ou d'écriture créative... Impliquer l'entreprise n'est pas obligatoire mais peut s'avérer judicieux (création d'un nouveau produit ou service). Le fruit de ces ateliers sera exploité lors d'expositions en ligne ou encore utilisé pour décorer et personnaliser les locaux. Ces ateliers permettent de fédérer autour d'un patrimoine en commun, de repérer des talents cachés, mais aussi de détecter les éléments démotivés.

Intelligence collective 

  • Peer-to-peer


Littéralement, d'égal à égal. On oublie la hiérarchie. La réunion n'est plus encadrée par un manager attitré. Un responsable est désigné au début de chaque réunion et se contente de poser les sujets et de recadrer les échanges s'ils dérapent. La communication est facilitée par cet effacement temporaire du cadre hiérarchique traditionnel. L'heure est à l'intelligence collective, à la redécouverte des ressources internes.

  • Réunions de gouvernance et holacratie : we're the boss 


L’holacratie provient du grec « holos » (une entité qui est à la fois un tout et une partie d’un tout) et de « kratos » (pouvoir). Il s’agit donc de donner le pouvoir de gouvernance à l’organisation elle-même plutôt qu’aux egos de ses membres afin de faire émerger la capacité d’innovation et le potentiel collectif de l’organisation, en la libérant des peurs et des ambitions individuelles. L'enjeu est donc d'ouvrir les réunions de gouvernance à tous les collaborateurs, de façon régulière. Nous ne sommes pas dans une logique de hiérarchie pyramidale : les décisions sont prises collectivement.

  • Stand up meeting 


La réunion debout est un modèle de réunion issu du management agile, et dont le principe est en somme de contraindre, de cadencer et de déstabiliser le contexte traditionnel du meeting pour en booster l'efficacité : plus question de rester assis près du radiateur à dessiner des frises sur les bords de son carnet en attendant la délivrance. Tout le monde debout et en cercle serré, et chacun est plus qu'incité à participer. Les discussions sont d'autant plus animées que les sessions sont courtes : pas plus de 15 min !

Out of the box

  • Walk and talk 


L’idée est d’organiser la réunion à l’extérieur, de prendre l’air, de sortir du confinement des salles de réunion traditionnelles. En plus, cela permet d’exercer une activité physique tout en travaillant. Marcher à l’air libre permet de stimuler la créativité, d’insuffler une nouvelle énergie au groupe. Et l’image d’avancer ensemble est plutôt éloquente ! Malheureusement, ce type de réunions n’est envisageable qu’en comité restreint, 4 personnes tout au plus.

  • Happy hour


La première heure au bureau est rarement la plus productive. Chacun prend le temps de s'installer, de se rafraîchir les idées sur les projets en cours, et surtout d'échanger avec ses collègues, de prendre des nouvelles, qu'elles concernent le travail ou pas. Il est doublement intéressant de choisir ce moment pour réunir ses équipes dans une ambiance dynamique et bon enfant. Excellente initiative pour souder les équipes, agir pour leur bien-être, et optimiser à la fois cette heure souvent perdue. Dix minutes d'échauffements et de stretching en musique (avec un rappel bienvenu des positions à éviter et privilégier sur son poste de travail) rendront croissants, café et jus de fruits plus appréciables encore. Le plein d'énergie et de vitamines pour des esprits stimulés pendant la réunion, et toute la journée !

Ce concept peut être adapté sur d'autres créneaux horaires : danse, yoga, B2running, challenge sportifs et bien sûr escape games orientés ou non sur les problématiques à développer en équipe... Dans ce cadre, priorité aux sports ludiques et soft, qui n’excluront personne et n'obligeront pas à investir dans des vestiaires ! Puis open bar collaboratif, créapéro ou afterwork, les formules sont infinies pourvu qu'elles privilégient l'énergie, l'esprit d'équipe et le bien-être.

Réseautage

  • Vidéoconf 


Dans ce type de regroupement, la communication la plus importante part de l’orateur à destination des auditeurs, des spectateurs. Ceux-ci sont présents pour écouter plus que pour intervenir. Une réunion organisée entre une dizaine de personnes ou moins permet à chacun de s’exprimer. La vidéo ne met cependant pas tout le monde à l'aise et ce type de réunion est à privilégier pour des annonces ou points rapides sur des projets en cours. .

  • Conf'call


Le premier mérite de ce type de réunion est d’effacer les distances. Son second avantage réside dans l’environnement protégé : pas de perturbations à craindre d’autres collaborateurs ou intervenants. Son troisième avantage est inhérent au recours à cette technique : l’objet de la réunion est défini, les participants désignés, le temps imparti ainsi que les horaires sont fixés.

  • Hangout chat 


Se connecter à ses collaborateurs via des messageries instantanées permet à la fois de libérer la communication grâce à la distance maintenue par les écrans, mais aussi de favoriser une complicité, une simplicité que le face-à-face a tendance à brider : gifs, emojis, échange de photos vont favoriser des échanges plus spontanés et décrisper l'échange. Les différents facteurs d'inégalité (statut, force de caractère, carrure, etc.) passent au second plan et contribuent à l'horizontalité.